“Wie finde ich ein Geschäftskonto, das zu meinem digitalen Geschäftsmodell passt?“

Der Beitrag ist für dich, wenn du

  • Ein Geschäftskonto bei einer Bank generell eröffnen möchtest oder musst, weil du selbstständig bist oder es planst
  • Ein Geschäftskonto bei einer Bank eröffnen möchtest, weil du schon eine Weile selbstständig bist, es gut läuft und du alles jetzt ein wenig professioneller aufstellen willst
  • Wert auf digitalisierte Prozesse legst
  • einen OnlineShop betreibst oder dies planst und dieser automatisch mit deinem Bankkonto verknüpft sein soll
  • deine Buchhaltung maximal digital gestalten möchtest

Der Beitrag umfasst

  • Step by Step Prozess – wie kannst du vorgehen
  • Welche Kriterien für die Bank habe ich mir definiert
  • Vergleich von 9 Banken aus der Vogelperspektive und von 6 konkreten Kontotarifen mit Kalkulationsmodellen für 2 Jahre inkl. gratis Download
  • Erklärungen zu Fachbegriffen aus der Bankenwelt
  • Intro zu weiteren Themen/Begriffen aus dem Bereichen OnlineShops und Steuerberater 

Warum habe ich mich mit diesem Thema auseinander gesetzt und warum ist daraus ein Blog-Artikel entstanden?

Ich habe mich im März 2018 selbstständig gemacht und dafür eine GmbH gegründet. Für die Gründung der GmbH ist zwingend ein Geschäftskonto notwendig um das Stammkapital darauf einzuzahlen. Geschäftskonten sind im Gegensatz zu privaten Konten immer kostenpflichtig, daher machte es für mich auf jeden Fall Sinn mehrere Anbieter zu vergleichen.

Mein Geschäftsmodell sieht unter anderem den Verkauf von Damenmode primär über einen eigenen OnlineShop (nicht über Amazon oder eine andere digitale Verkaufsplattform) vor. Schon bei den ersten Bankvergleichen ist mir aufgefallen, dass ein Hauptkostentreiber die Gebühren pro Transaktion sind. Denke ich über einen gut laufenden OnlineShop nach können das leicht 100, 500 oder irgendwann mal 1.000 Bestellungen/Monat jeweils verbunden mit einer Zahlung = Transaktion sein. Das brachte mich dazu, über weitere Kriterien nachzudenken, die die Bank und Shop benötigen um gut zusammen zu funktionieren. Neben technischen Schnittstellen, akzeptierten Bezahlmethoden und Shopsystemen, ist mir schnell die weitere Verarbeitung der Bestellungen und Rechnungen in die Buchhaltung eingefallen. Mein Ziel ist es, so viele Prozesse wie möglich digital zu automatisieren. Somit war ich beim dritten Player, dem Steuerberater angekommen, der ebenfalls gewisse Kriterien und technische Voraussetzungen erfüllen muss, damit die Anbindung zur Bank und zum Shop reibungslos funktionieren und die Buchhaltung, die bei einer GmbH sowieso die ersten 2 Jahre monatlich gemacht werden muss,  korrekt abläuft.

Du merkst vielleicht wie die Komplexität ein wenig angestiegen ist 🙂 In den 4-5 Wochen, in denen ich zu den Themen Geschäftskonto, OnlineShop und Steuerberater recherchiert habe und viele Gespräche mit Banken, Steuerberatern und Softwareanbietern geführt habe, konnte ich super viel lernen und diese Themen zusammen hatte ich bei meiner Recherche online so noch nicht gefunden.

Also hier nun für Dich alles Wissen, das ich mir im Frühjahr diesen Jahres erarbeitet habe in diesem Blogbeitrag.

 Los geht’s

Step by Step – Prozess

1. Anforderungen an das Konto/die Bank definieren
Bevor du irgendwelche Angebote vergleichst, macht es Sinn einmal zu verstehen, was du wirklich benötigst und was dir wichtig ist. Zum Beispiel: Wirst du Geschäft in Deutschland haben oder auch im Ausland? Welche Zahlungsarten will ich anbieten? Habe ich noch andere Einnahmequellen, die ich verknüpfen muss (z.B. affiliate Partner)? Will ich einen Ansprechpartner vor Ort haben? Brauche ich ggf. auch eine Finanzierung? Brauche ich eine Kreditkarte und muss ich oft Bargeld abheben oder einzahlen?
2. Schnittstellen Check
Mit welchen Schnittstellen muss das Konto verknüpfbar sein? Bei mir sind es „nur“ der OnlineShop und der Steuerberater, aber vielleicht hast du noch weitere Felder.
3. Banken auswählen, die du vergleichen willst
Ist es dir wichtig, große bekannte Namen miteinzubeziehen oder suchst du vlt. bewusst nach neuen Konzepten? Du kannst auch die bekannten Vergleichsportale nutzen um dir Anregungen zu verschiedenen Banken zu holen oder du fragst auf Netzwerkveranstaltungen einmal andere Gründer oder etablierte Selbstständige, mit welcher Bank sie zusammenarbeiten und ob und warum sie zufrieden sind. Sind sie zufrieden, haben aber ganz andere Anforderungen als du, ist dir ggf. nicht geholfen.
4. Tarife der gewählten Banken vergleichen und in Tabelle eintragen
Klingt banal, aber mein Tipp ist hierbei: IMMER das Kleingedruckte lesen bzw. die AGB. Bei den Bankangeboten verhält es sich ähnlich wie bei Telefon- oder Internettarifen; oft stehen wichtige Details erst dort und nicht in der beworbenen Tarifübersicht. Hier findest du dann auch die Infos um deine Vergleichstabelle zu erstellen. Ich bevorzuge Excel oder ein ähnliches open source tool, die Hauptsache ist aber, dass du den Überblick behälst.
5. Termine mit deinen top 3-4 Banken vereinbaren
Sicher findest du Unterschiede beim Zusammentragen der Daten und einige Fragen kommen auf. Wähle deine top 3 oder 4 Banken aus und vereinbare einen Telefontermin oder Vor-Ort Termin mit dem jeweiligen Ansprechpartner. Das verschafft dir neben der Fragenklärung auch einen ersten Eindruck, wie dort mit Kunden umgegangen wird. Sicher wirst du auch mal den Kundendienst der Bank benötigen. Falls der erste Termin (bei dem du ein potentieller Neukunde bist) schon irgendwie seltsam ist, wie wird der Kontakt, wenn du erst mal Bestandskunde bist? Nach den Terminen alle neuen Infos in deine Übersicht ergänzen.
6. Beispielrechnung für Jahr 1-2

Nach den Gesprächen wirst du nochmal gefiltert haben, sodass die in Frage kommenden Optionen weniger werden. Such dir 4-5 verschiedene Tarife von den bleibenden Top Banken raus und rechne anhand deiner Annahmen an Transaktionen für mind. 12 Monate die Gesamtkosten aus für jeden Tarif (Vorlage dazu gibt es hier zum download). Startest du gerade erst und deine ersten 12 Monate sind nicht wirklich repräsentativ für ein normales Geschäftsjahr, empfehle ich dir, auch das 2. Jahr mit veränderten Annahmen zu simulieren. Dann siehst du auch direkt den Vergleich vs. Jahr 1.

7. Triff eine Entscheidung
Schlaf eine Nacht über die Ergebnisse und dein Bauchgefühl und triff deine Entscheidung.
Starte den Konto-Eröffnungsprozess bei der Bank deiner Wahl und freu dich über deine gute Entscheidung.
Woohooo, du hast einen dicken Punkt auf deiner Liste (fast) erledigt.

Welche Kriterien sind für mich wichtig gewesen?

Meine Anforderungen:
• Schnittstelle zum OnlineShop muss funktionieren inkl. verschiedener Zahlungsarten (Paypal, Kreditkarten, Überweisung, giropay, Barzahlen.de)
• Zahlungen aus dem EU-Ausland, die über den Shop kommen, müssen abgewickelt werden können in € und in weiteren Währungen (z.B. CHF)
• vollwertige Kreditkarte (keine Prepaid Kreditkarte)
• Lieferantenzahlungen an Partner außerhalb von DE >1.500€ möglich
• Sind Unterkonten möglich? (z.B. um Teile des GmbH Stammkapitals dort zu parken)
• DATEV Schnittstelle für Steuerberater
• Sicherheit/technische Standards: z.B. EBICS Technologie
• Kosten: Grundgebühren, Kosten/Transaktion, Kreditkarte, sonstige Leistungen
• Erreichbarkeit Kundenservice und Berater online oder telefonisch
Meine Kriterien:

  • Bei neueren Bankkonzepten: wer ist das Unternehmen?
  • Welche Produkte/Tarife im Bereich Geschäftskonto werden angeboten?
  • Welche Technologien kann die Bank (EBICS; HBCI/FINTS)
  • Über welche Schnittstellen (APIs) verfügt die Bank?
  • Grundgebühr/Monat
  • Kosten/Zahlung (belegfrei und beleghaft) in DE
  • Kosten Zahlungsverkehr mit dem SEPA und Nicht-SEPA Ausland
  • Kreditkarten Optionen
  • Kosten und Möglichkeiten Bargeld abzuheben oder einzuzahlen
  • Tages- und Transaktionslimits
  • Lastschriftverfahren möglich ja/nein
  • Kredite (Kontokorrent, kein „echter Kredit“)
  • Gebühren weitere Bankdienstleistungen (z.B. Nachforschen zum Verbleib einer Zahlung)
  • Weitere zubuchbare oder enthaltene Produkte (z.B. Software für OnlineShop, gibt es eine App oder Tools zur Verwaltung des Zahlungsverkehrs)

Fachbegriffe aus der bankenwelt Teil 1

~

EBICS

Electronic Banking Internet Communication Standard = multinationaler Bankstandard für das Internet Banking seit 2008, macht den Zahlungsverkehr für Firmenkunden & zwischen Banken im SEPA Raum und weltweit einfacher und sicherer

HBCI/FinTS

Home Banking Computer Interface – Verschlüsselungsverfahren über standardisierte Schnittstelle für Überweisungen als Alternative zu TAN-Verfahren -> über Lesegerät/TanGenerator zu Hause, seit 2002 verbesserte Variante in FinTS (Financial Transaction Services) umbenannt

SEPA

Single Euro Payments Area, (dts: Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum) -> Nachfolger des klassischen  Überweisungsverfahrens seit 2014 geschäftlich, seit 2016 privat

SEPA-Raum

fast alle europäischen Länder egal ob Euro oder eigene Währung, nicht im SEPA-Raum: Bosnien&Herzegovina, Serbien, Montenegro, Kosovo, Albanien, Mazedonien, Türkei, Moldavien, Ukraine, Weißrussland

Bankenvergleich:  9 Banken im Direktvergleich

In kurz: ich habe ein Geschäftskonto für eine GmbH gesucht bei einer Bank, die über alle nötigen digitalen Schnittstellen zu einem OnlineShop und zum Steuerberater verfügt, internationalen Zahlungsverkehr abwickeln kann und die ein für ein StartUp machbares Preis-Leistungs-Verhältnis anbietet.

Im ersten Schritt angeschaut habe ich mir diese Banken:
Fidor Bank, Holvi, N26(*), GLS, Commerzbank, Kontist(*), HypoVereinsbank, Finavi, Sparkasse Düsseldorf

Im Folgenden der Schnell-Überblick meiner Recherche:

Einige der neuen Bank-Konzepte waren für mich nach kurzer Recherche schon aus dem Rennen, einfach weil aktuell (Stand Mai 2018) noch hier keine Geschäftskonten für GmbHs angeboten werden. Hierzu gehören N26(*) & Kontist(*); der Fokus liegt hier stark auf StartUps die auf anderen Rechtsformen (z.B. GbR, Einzelkaufmann oder die klassischen freiberuflichen Selbstständigen) basieren. Holvi richtet sich aktuell auch eher an die genannte Zielgruppe. Ein Geschäftskonto für GmbHs wird angeboten, war mir aber zu kompliziert, da schon für die Einrichtung des Kontos a) eine Registrierung der Firma in der EU notwendig ist und b) der Firmeninhaber als Grundvoraussetzung für das Geschäftskonto erst mal ein Privatkonto bei der Bank einrichten muss.
Die Fidor Bank bietet auch seit kurzer Zeit ein Geschäftskonto für GmbHs an, allerdings war für mich ausschlaggebend, dass bisher keine Zahlungen in Nicht-€-Länder (z.B. Schweiz oder UK) möglich sind, um hier nicht mehr super tief in die Tarifvergleiche einzusteigen.
Alle bisher genannten Bank-Anbieter, sowie auch Finavi sind noch relativ neu am Markt mit grob 2-10 Jahren und bieten gute Möglichkeiten, wenn ihr eine GbR oder freiberuflich seid oder gründen wollt und euch erstmal auf Deutschland fokussiert. Bei allen diesen neueren Konzepten gibt es viele verschiedene Add-Ons wie zum Beispiel die Option das Bezahl/Kassen-System SUM UP zu beziehen und mit einzubinden, falls ihr einen Laden oder Gastronomie habt (z.B. bei Fidor). Oder es werden Banking Apps angeboten (z.B. N26*) oder ein Teil der Buchhaltung kann schon eingebunden werden (z.B. bei Holvi oder Kontist*).
Bei den „klassischen“ Banken wie der Sparkasse, der Commerbank, der Hypovereinsbank oder der GLS Bank gibt es in der Regel 3 Tarif-Modelle, die hauptsächlich variieren über die Kosten/Transaktion und die monatlichen Grundgebühren. Spannend wird es, wenn es um die Verfügbarkeit von Verwaltungssoftware geht oder. Bei der Sparkasse zum Beispiel hätte ich sogar 2, ggf. 3 verschiedene Ansprechpartner aus unterschiedlichen Abteilungen gehabt (1 nur für das Konto, weitere dann für Schnittstellen und Software). Wer persönliche Erreichbarkeit vor Ort schätzt, dem bieten diese Banken natürlich den Vorteil des Filialnetzes und im optimalen Falle dann später eines festen Ansprechpartners.

Hier der Vergleich der 9 Banken (Bilder öffnen sich bei Klick)

Fachbegriffe aus der bankenwelt Teil 2

pre-paid kreditkarte

Kreditkarte, auf die ein Guthaben aufgeladen werden muss, mit welchem dann gezahlt werden kann. PLUS: Kontrolle über Finanzen, MINUS: oft geschäftlich nicht als Zahlungsmittel akzeptiert, da keine „echte“ Kreditkarte

API

application programming interface = Schnittstellen von der Bank zu weiteren Partnern/weiteren Tools (z.B. DATEV für Buchhaltung oder zum Warenwirtschaftssystem)

CSV Dateien

Datei-Format, welches manuell zum Steuerberater geht (z.B. für DATEV), wenn es keine direkte Schnittstelle vom Konto gibt und ein Datei Upload die Daten importiert. Dieses Datei-Format muss  bei der Bank downloadbar sein

Zahlungen beleghaft/ beleglos

Beleghaft: Überweisungen in der Filiale, die einen echten Papierbeleg erzeugen

Beleglos: alle Online-Transaktionen

Tarif-Rechner:

Vergleichsrechnung Geschäftsjahr 1 und 2

Aus den 9 Bankanbietern waren nach dem Vergleich oben die folgenden vier interessant für mich um eine Vergleichsrechnung aufzustellen für Jahr 1 und 2:

Bei den vier Banken habe ich nun je 2 Tarife der Sparkasse und der Commerzbank, sowie je 1 Tarif von der GLS Bank und von Finavi (hier gibt es auch nur 1 Tarif) vergleichen.

Warum 2 Jahre?

Jahr 1 ist bei mir (und vielleicht bei euch auch) noch kein volles Jahr mit 12 Monaten und vor allem noch kein Jahr mit voll laufendem Geschäft = realistischen Kosten, wenn es um die Transaktionen geht.

In den beiden Bildern hier seht ihr meine Annahmen zu meinem Geschäftsmodell für Jahr 1 (8 Monate) und Jahr 2 (12 Monate). Ohne in die Details zu gehen, sind in der untersten Summenspalte die doch deutlichen Preis-Unterschiede der Tarife zu erkennen und auch die Unterschiede eines voll operierenden Jahres 2 vs. dem Start-Jahr 1. Bilder öffnen sich in groß bei Klick.

Wenn ihr euch die Excel Tabelle zum Selber-Rechnen runterladet, seht ihr die Annahmen in der linken Spalte und Einzelkosten jeder Position im Kommentarfeld der einzelnen Zelle zum Nachvollziehen; diese Werte findet ihr auch in der Formel der jeweiligen Zelle wieder. Wenn ihr die Tabelle für euren eigenen Vergleich anpassen möchtet, denkt daran, die Werte in den Formeln anzupassen 🙂

meine entscheidung und finale Bewertung
Ich habe mich für ein Geschäftskonto bei Finavi entschieden aus folgenden Gründen:

1. Planungssicherheit der Kosten durch „Flatrate“ bei den Transaktionen

2. Eine echte Kredit-(Debit)-Karte ist enthalten (keine Pre-Paid Karte)

3. Unkompliziertes Backend mit Dashboard/Finanzmanager & alle für mich relevanten Schnittstellen vorhanden

4. Live Chat und Email Support bei Fragen

5. Super Preis-Leistungs-Verhältnis

Seit 3 Monaten bin ich nun „Bestandskunde“ bei Finavi und weiterhin zufrieden. Der Support ist gut und auch die Kontoeinrichtung als GmbH hat reibungslos geklappt; man ist mir hier sogar ein wenig außerhalb der Prozesse entgegen gekommen um alles zu beschleunigen. Sobald mein geplanter Online Shop live ist und alle Anbindungen auf Herz und Nieren geprüft sind, schreibe ich euch ein update für die volle Transparenz.

Grundsätzlich kann ich sagen, dass diese Option für mein Geschäftsmodell, welches international und digital ausgerichtet ist, super passt. Solltet ihr mit einem physischen Geschäft (Gastronomie oder eigener Laden) planen, lohnt ggf. der engere Austausch mit der Sparkasse (zumindest hier in Düsseldorf). Einige StartUps, mit denen ich gesprochen habe, sind sehr zufrieden, besonders, wenn ihr auch noch eine Finanzierung sucht.

Ebenso wenn ihr keine GmbH gegründet habt, haben mir persönlich die Konzepte und Angebote von Kontist und N26 gut gefallen. Legt ihr großen Wert auf Nachhaltigkeit, schaut etwas genauer auf die Angebote der GLS Bank. Aufgrund der nachhaltigen Ausrichtung war deren Tarif bei mir in die engere Wahl gekommen, allerdings war mir das System dahinter zu wenig flexibel für meine Bedürfnisse und die für die Zukunft geplante internationale Ausrichtung.

intro zu weiteren Themen

Digitale Buchhaltung

Wenn dir wichtig ist, möglichst alle Prozesse digital abzubilden und du nicht Rechnungen und Belege in einem Schuhkarton sammeln willst, ist die Software, die der Steuerberater verwendet relevant. Einmal um technisch zu gewährleisten, dass auch alle Schnittstellen reibungslos funktionieren und zum anderen, damit alles für dich einfach und nutzerfreundlich zu bedienen ist. Geht es dir wie mir, dann stehen Buchhaltung und Steuern nicht so weit oben auf der Fun-Things-Liste; wichtig ist es nichtsdestotrotz. Bei meinen Gesprächen mit Steuerberatern habe ich mich zu 2 Software Programmen informiert. Das waren spectrum und CANDIS. Ich habe mich am Ende für die Option mit CANDIS entschieden, da mir die Oberfläche besser gefallen hat, mehr Prozesse ohne manuelle Unterbrechung abgebildet werden können und das System über künstliche Intelligenz mitlernt. Es gibt sicher noch viele weitere Optionen. Wie ich damit zufrieden sein werde, wird sich in ein paar Monaten zeigen; die erste Einrichtung war schon mal easy.

Bezahlmethoden

Egal, ob ihr konkret einen OnlineShop plant oder einfach nur wisst, dass ihr mal irgendetwas kostenpflichtig auf eurer Website anbieten werdet, ihr dürft euch Gedanken darüber machen, welche Bezahlmethoden ihr euren Kunden anbieten möchtet. Besonders bei uns bargeld- und rechnungs-liebenden Deutschen kann eine für den Kunden fehlende Bezahlmethode zu einem Kaufabbruch beim Bezahlvorgang führen. Die gängigsten Bezahlmethoden sind neben der klassischen Rechnung, dem Lastschriftverfahren, Vorkasse und Kreditkarten, das international bekannte Paypal und dessen „deutsche Alternative“ PayDirekt. Ein neueres Verfahren, was in meiner Recherche noch nicht flächendeckend verbreitet war, ist Barzahlen.de. Hierbei bekommt der Kunde bei der Online-Transaktion einen Barcode, mit dem er im Supermarkt an der Kasse dann bar bezahlen kann.

Ich empfehle, einen guten Mix aus Bezahl-Verfahren zu wählen, bei denen ihr dem Geld nicht hinterherlaufen müsst (kann bei Kauf auf Rechnung passieren), der Kunde aber auch nicht verärgert ist, dass er erst mal bezahlt und dann auf die Ware wartet (das Extrem hierbei ist die Vorkasse). Eine guter Mix aus klassischen und neueren Methoden ist meiner Meinung nach die optimale Lösung.

Teile den Artikel gerne über die folgenden Icons: